LA IMPRESORA

La impresora es uno de los periféricos más utilizados del ordenador. En este tema aprenderemos a instalarla y a configurarla.

Instalar una impresora

Existen algunas impresoras que Windows detecta mediante el sistema PnP (Plug & Play) y se instalan como cualquier otro tipo de hardware. Este sistema lo veremos en el tema de Agregar nuevo hardware más adelante.

En este tema nos ocuparemos de aprender a instalar impresoras que Windows no detecta (normalmente impresoras algo más viejas no compatibles con Plug & Play), impresoras con conexión inalámbrica, e impresoras en red.

Para agregar una impresora, debemos acceder a Dispositivos e impresoras. Tenemos un botón de acceso directo a este apartado desde el propio menú Inicio. También podemos acceder a él desde el Panel de control, en la sección Hardware y sonido.

La ventana Dispositivos e impresoras muestra los que tenemos instalados en el equipo. En la barra de herramientas de la zona superior podremos ver el botón Agregar una impresora  que inicia el asistente para instalarla.

La primera ventana que muestra el asistente es la siguiente:

La opción Agregar una impresora local es la que escogeremos para instalar aquellas impresoras que Windows no detecte y que están conectadas directamente al equipo por un cable. Si lo prefieres, puedes ver este asistente paso a paso en este avanzado .

La segunda opción, Agregar una impresora de red, inalámbrica o Bluetooth, es la que nos permitirá instalar impresoras inalámbricas o compartidas en red. También funciona a través de un asistente que puedes ver aquí .

Cuando hayamos instalado la impresora, nos aparecerá en la ventana de Dispositivos e impresoras. La impresora con una marca de verificación verde es la impresora predeterminada, es decir la impresora por la que se imprimirán por defecto los documentos. Para cambiar la impresora predeterminada hacemos clic derecho sobre la impresora y seleccionamos la opción Establecer como impresora predeterminada de su menú contextual. Sólo puede haber una impresora predeterminada.

Además, si seleccionamos una impresora veremos en la zona inferior de la ventana más información sobre ella: el modelo, número de documentos en cola, etc. Recuerda que si seleccionas la vista Mosaicos podrás disponer de esta información más detallada sin necesidad de ir seleccionando los dispositivos.

Siempre podremos quitar una impresora o dispositivo seleccionándola y pulsando el botón Quitar dispositivo.

Si seleccionamos una impresora también podremos ver que en la barra de herramientas aparece el botón . A través de él podremos cambiar propiedades como: permisos, formularios, puertos, etc. y tener una visión global de las impresoras conectadas.

Un servidor de impresión nos permite conectarnos a impresoras de red que no dependen de un ordenador en concreto. Esto es útil para no tener que encender el ordenador que tiene instalada físicamente la impresora y trabajar de forma más independiente. Para crear un servidor de impresión necesitaremos un hardware especial.

 La cola de impresión

La cola de impresión no es más que una lista con los documentos pendientes de imprimir. Cada impresora tiene una cola de impresión propia.

Para acceder a la cola debemos seleccionar una impresora de la ventana Dispositivos e impresoras y pulsar la opción  de la barra de herramientas superior. Si lo único que queremos saber es cuántos documentos están en espera no es necesario acceder a la cola, junto al nombre y estado de la impresora aparece el número.

Si hemos enviado algún documento a la impresora en la sesión actual, encontraremos un icono  en el área de notificación que nos permite acceder directamente a la impresora.

 La cola de impresión tiene este aspecto:

En la cola encontramos una lista de documentos en que vemos el Nombre del documento y el Estado, que puede variar entreImprimiendo, Pausado, en blanco cuando esté en cola normal, o mostrar mensajes de error. También otra información como elPropietario o el número de Páginas que se van a imprimir.

Dispone de una barra de menús con las opciones Impresora, Documento y Ver.

 Los documentos de la cola son:

• Documentos enviados en la sesión actual, pendientes de impresión.
• Documentos que no llegaron a imprimirse en la última sesión, porque estaban pausados o se apagó el ordenador.
• Documentos que se enviaron cuando la impresora estaba apagada o no estaba funcional (sin papel o tinta).

 Vamos a ver qué acciones podemos realizar para gestionar los documentos de la cola.

Disponemos de acciones generales a todos los documentos de la cola, en el menú Impresora.

• Pausar la impresión hace que la impresora deje de imprimir. Para reanudar la impresión volveremos a hacer clic en esta opción para desmarcarla.
• Cancelar todos los documentos para cancelar la impresión de todos los documentos de la cola.

También disponemos de acciones dirigidas a un documento en concreto, desde el botón Documento de la barra de menús.

• Pausar interrumpirá temporalmente la impresión del documento. Para retomarla debemos seleccionar Reanudar (esta opción sólo está disponible para documentos pausados).
• Reiniciar empezará de nuevo la impresión del documento. Esto nos puede ser útil en caso, por ejemplo, de que hayamos colocado los folios del revés y se hayan impreso mal. No será necesario cancelarlo y volver a solicitar su impresión.
• Cancelar borrará el documento de la cola y ya no volverá a tratar de imprimirse. También podemos hacerlo pulsando SUPR tras seleccionarlo.
• Propiedades nos permite realizar algunas acciones avanzadas sobre el documento. Desde la pestaña General podemos establecer suPrioridad o programar cuándo queremos que se imprima. Y consultar información acerca de la impresión, desde el resto de pestañas. También podemos acceder a estas opciones haciendo doble clic sobre el documento en la cola de impresión

 Propiedades y preferencias de la impresora

Para ver las Propiedades de impresora abrir la ventana Dispositivos e impresoras, seleccionar una impresora y hacer clic con el botón derecho del ratón sobre ella. También podemos seleccionarla, pulsar la tecla ALT y seleccionar la opción en el menú Archivo.

En la ventana de propiedades encontramos información (nombre, ubicación, detalles de lo que permite o no permite nuestra impresora, etc.) y opciones de configuración (compartir la impresora, gestionar los permisos o las colas, etc.). Según el tipo de impresora que tengamos instalada es posible que disponga de más o menos opciones. Vamos a fijarnos en la pestaña General, desde la que podremos:

• Cambiar el nombre de la impresora.
• Escribir dónde está situada en Ubicación. Esto puede resultar útil en oficinas, indicaríamos por ejemplo el despacho en que se encuentra.
• Escribir una pequeña descripción o Comentario.
• Ver el modelo de impresora y sus características principales.
• Imprimir página de prueba para ver si funciona correctamente. Al finalizar la impresión de la página de prueba aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si la página de prueba se ha imprimido correctamente. Si contestamos que No, aparecerá la ayuda para intentar resolver el problema.
• Acceder a las Preferencias de impresión.... Las preferencias de impresión nos permiten configurar una impresora para elegir cómo imprimir de forma predeterminada.

Podemos acceder a las Preferencias de impresión de la misma forma que accedemos a las propiedades. Es decir, desde la ventana Dispositivos e impresoras, seleccionar una impresora y hacer clic con el botón derecho del ratón sobre ella. También podemos seleccionarla, pulsar la tecla ALT y seleccionar la opción en el menú Archivo, acceder desde el botón que hay en la ventana de Propiedades de impresora o desde el menú Impresora de la cola de impresión.

Las opciones disponibles dependerán de la impresora, pero en general las preferencias suelen contener como mínimo dos pestañas:Presentación y Papel/Calidad.

En la pestaña Presentación podemos controlar:

• La Orientación. La orientación del papel puede serhorizontal (apaisado) o vertical.
• El Orden de la páginas. En orden ascendente imprimirá primero la hoja 1, luego la 2 y la 3, suponiendo que el documento tenga 3 páginas. En orden descendenteimprimirá primero la hoja 3, luego la 2 y por último la 1. Esto es útil si nuestra impresora deja la parte impresa hacia arriba, porque quedarán ordenadas.
• Las Páginas por hoja. El número de páginas del documento que imprimirá en la hoja. En un folio Din A4 se pueden imprimir hasta 4 páginas con fuente de 10 puntos. Un valor más alto se leerá con mucha dificultad.
• Y Opciones avanzadas... que abren una ventana desde la que configurar el tipo de papel, la calidad de los gráficos, etc.

En la pestaña Papel/Calidad podremos modificar:

• El Origen del papel, eligiendo entre selección automática o alimentación manual.
• Y el Color. Pudiendo elegir entre Blanco y negro o Color.

Algunas impresoras permiten elegir la calidad entreborrador, óptima, fotográfica, etc. Es interesante ajustarlo al valor que más utilizarlo e ir cambiándolo cuando necesitamos más o menos calidad, de este modo no desperdiciaremos tinta imprimiendo en alta calidad simples apuntes o borradores.

Compartir una impresora en red

Si estamos en una oficina o si tenemos varios equipos en casa, es posible que nos interese compartir una impresora en red, para que todos puedan imprimir a través de ella.

Cuando hemos aprendido a instalar una impresora hemos visto que nos permitía Agregar una impresora en red, inalámbrica o Bluetooth. Esta opción nos permitiría utilizar la impresora que físicamente está conectada a otro equipo, a través de la red. Pero, si lo que queremos es compartir una impresora que está conectada físicamente a nuestro ordenador con otros equipos, lo que debemos hacer es compartirla.

Para compartir nuestra impresora accederemos a la pestaña Compartir de la ventana Propiedades de impresora que acabamos de estudiar. También podemos pulsar Compartir... en el menú Impresora de la cola de impresión. En ambos casos accedemos a las mismas opciones.

La primera vez que accedamos, la opción de compartir está deshabilitada. Para habilitarla basta con activar la casilla .

En Recurso compartido, escribiremos el nombre con el que los usuarios verán la impresora en la red. Preferiblemente sin espacios.

En Controladores, podemos agregar controladores a la impresora, si en la red hay equipos con versiones más antiguas de Windows.

Pulsando en Aceptar, la impresora será visible en la red.

 Imprimir un documento

Una vez configurada nuestra impresora, ya estamos listos para imprimir nuestro documento.

Podemos distinguir entre dos tipos de impresión:

 Impresión normal: Al dar la orden de impresión del documento desde la opción Imprimir de un programa, por ejemplo WordPad, aparece un cuadro de diálogo que nos permite modificar algunas propiedades de la impresión. Vamos a ver un cuadro de diálogoImprimir con las funciones básicas, pero éstas podrán variar dependiendo del programa desde el que se imprima:

• En Seleccionar Impresora, aparecen listadas las impresoras a las que tiene acceso el equipo. Imprimirá por la seleccionada. Si no encuentras la impresora, usa la barra de desplazamiento horizontal de abajo.
• Si activamos la casilla Imprimir a un archivo nos permite imprimir el documento a otro archivo, en vez de a través de la impresora. Lo guardará pero no podremos visualizarlo a menos que instalemos un programa que nos lo permita. Al ejecutarlo se imprimirá por la impresora predeterminada.
• Pulsando el botón Preferencias, podremos modificar las Preferencias de impresión.
• Buscar impresora... nos permite buscar una nueva impresora en la red.
• En Intervalo de páginas, podemos decidir si imprimir Todo el documento, el texto seleccionado, sólo la Página actual, o especificar las Páginas que queremos imprimir (ya sea en intervalo o separándolas por comas).
• Podemos especificar el Número de copias que queremos imprimir.
• Si hay más de una copia, imprimirá juntas las copias de cada página, a no ser que marquemos Intercalar.

 Impresión rápida: Ejecuta la impresión directamente en la impresora predeterminada y con las preferencias que tenga definidas, sin preguntar al usuario previamente. Este modo de impresión es el que se utiliza normalmente cuando:

• Desde un programa de edición de texto pulsamos el botón Imprimir de la barra de herramientas.
• Desde el explorador de Windows pulsamos Imprimir en el menú contextual de un archivo o pulsamos el botón  de la barra de herramientas.

 Algunos programas, como Microsoft Word, nos permiten elegir entre ambos tipos de impresión o incluso ver una Vista preliminar del documento antes de imprimirlo. También podremos seleccionar cuál es el modo predeterminado de impresión y se marcará con un aspa verde. Según la imagen siguiente la opción predeterminada es la Impresión rápida.

Imprimir a otro tipo de archivo

Windows 7 incorpora una impresora virtual llamada Microsoft XPS Document Writer, que nos permite "imprimir" nuestros documentos a un archivo de formato .xps. Esto puede resultarnos útil, por ejemplo, cuando un programa o página web no nos permite guardar una copia del documento, sino que nos obliga a imprimirla y no tenemos impresora o no queremos utilizarla. De este modo podremos guardar la copia en formato digital en nuestro ordenador.

Para visualizar estos archivos viene incluido en el sistema operativo el programa Visor de XPS. Lo podemos encontrar en el menúInicio > Todos los programas.

Esta es la opción que nos ofrece Windows, pero también podemos instalar programas de otros proveedores que ofrecen el servicio de impresoras virtuales en formatos como el PDF.

Estas impresoras virtuales nos aparecerán en la ventana de Dispositivos e impresoras exactamente igual que las impresoras convencionales. A efectos del sistema, se trata de una impresora más que podemos configurar y compartir en red.

 Puedes realizar este ejercicio paso a paso Imprimir a un documento XPS.